Die 6 Do’s im mobilen Arbeiten

Gerade jetzt, wenn die COVID-19 Fallzahlen wieder steigen und viele Mitarbeiter:innen wegen des bevorstehenden “Lockdown lights“ wieder ins mobile Arbeiten wechseln, gibt es einige Grundsätze, die man beachten sollte, um sich selbst und den Kolleg:innen die Arbeit zu erleichtern. Mit diesen 6 Tipps gelingt auch Ihnen die Zusammenarbeit, wenn man sich nicht im Büro sieht.

1. Tagesrhythmus beibehalten

Auch wenn der Gedanke verführerisch erscheint, nicht mehr pünktlich im Büro zur Arbeit erscheinen zu müssen: halten Sie sich an die mit Ihrem Arbeitgeber vereinbarten Zeiten der Erreichbarkeit.

Überlegen Sie sich genau, ob Sie Ihre Arbeitszeiten beibehalten, oder im Tagesverlauf nach hinten verlagern. Zwar ist es sehr verführerisch, erst um 10 Uhr mit der Arbeit zu beginnen, wenn man davor um 8 Uhr normalerweise im Büro war. Aber denken Sie daran, dass der Regelarbeitstag acht Stunden beträgt und alles, was Sie morgens später anfangen, sich am Abend in die den gefühlten Feierabend ziehen wird.

Studien zeigen außerdem, dass wir Menschen Routinewesen sind, die auch in der neuen Arbeitswelt ihren gewohnten Arbeitszeiten nachgehen wollen/sollen. Lösen wir selbst diese Strukturen zu schnell auf, kann der zunächst gewonnene Boni der Work-Life-Balance verloren gehen. Durch die Arbeitszeiten am Abend haben wir keine innere Abgrenzung zu unserer Arbeit mehr und dann vielleicht das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen. Überlastung und Dauerstress können hierbei die Folgen sein. Die Global Player versuchen hier schon Abhilfe zu schaffen, in dem es ab einer gewissen Uhrzeit zum Beispiel nicht mehr möglich ist, E-Mails zu schreiben.

2. Kernarbeitszeiten vereinbaren

Je mehr Kolleg:innen Sie haben, die auf ihren direkten Input angewiesen sind, desto wichtiger ist es, dass sie Kernarbeitszeiten vereinbaren, zu denen Sie und Ihre Kolleg:innen füreinander erreichbar sind. Diese Zeiten müssen nicht aneinanderhängen. Passen Sie diese den Bedürfnissen Ihrer Arbeitskultur an.

Sind Sie und Ihre Kolleg:innen gewohnt, schon früh am Tag mit der Arbeit zu beginnen, spricht nichts dagegen schon von 7-8 Uhr die erste Kernarbeitszeit zu setzen. Arbeiten Sie eher in einem Business, an dem traditionell eher später gearbeitet wird, empfiehlt es sich die erste Kernarbeitszeit auf 11-12 Uhr anzusetzen.

In dieser Zeit sind Sie und Ihre Kolleg:innen per Teams, E-Mail und Handy erreichbar und geben zeitnahe Rückmeldung auf Anfragen. Außerhalb der Kernarbeitszeiten kann sich die Rückmeldung zu Anfrage auch mal bis zum nächsten Tag ziehen.

3. Interne Kommunikation

Ein kurzes „Hallo“ auf dem Flur, ein schnelles „Kannst du mir nachher kurz helfen“ beim Treffen an der Kaffeemaschine – ein beachtlicher Teil der Konversation und Kommunikation mit den Kolleg:innen findet nicht am unmittelbaren Arbeitsplatz statt, sondern drumherum.

Beim mobilen Arbeiten der Mitarbeiter:innen fehlt diese Form der Beziehung vor Ort. Daher ist es wichtig den Kontakt zu den Kolleg:innen aufrecht zu erhalten. Zu festen Jour-Fixe Terminen können die kleinen Teams sich in der Teams Konferenz absprechen und wichtiges schnell und einfach klären. Wenn das Unternehmen die Microsoft 365 Möglichkeiten nicht hat, ist eine einfache Telefonkonferenz auch schon Gold wert.

Mit der Chatfunktion kann man kleine Anliegen auch schnell an sein Gegenüber mitteilen.

Senken Sie Ihre Hemmschwelle, dass Sie Ihren Kolleg:innen nicht stören möchten. Die Geräte und Teams bieten einige Funktionen sich auf „Nicht Stören“ zu setzen. So weiß jede/r Kolleg:inn Bescheid, auch ohne Sichtkontakt, wann der andere erreichbar ist und wann nicht.

4. Die Wahl des Arbeitsortes 

So verführerisch es klingt im mobilen Arbeiten tagtäglich in einem Café zu sitzen und bei einem leckeren Latte Macchiato durch die Mailkorrespondenz zu scrollen. Es handelt sich hier um einen lärmbelasteten Arbeitsplatz, der nicht die Regel darstellen sollte.

Jedoch können für eine zeitweilige Minimierung der Umgebungsgeräusche Headsets mit Noise-Cancelling Funktion für die nötige Ruhe sorgen.

Versetzen Sie sich aber in die Lage Ihres Arbeitsgebers: würden Sie es schätzen, wenn Ihre Angestellten dauerhaft in einer Umgebung arbeiten, in der sie nicht ihr volles Potential entfalten können?

Sie sollten dort arbeiten, wo Sie ihre volle Arbeitskraft einsetzen und ohne permanente Störung arbeiten können. Alles andere könnte zu schlechten Moods zwischen Ihrem Arbeitgeber und Ihnen kommen.

Zudem sollten Sie auch einen Ort wählen, an dem nicht Ihre komplette Familie während einer Teams Konferenz nackt durch das Bild laufen. Das kommt häufiger vor als man denkt.

5. Arbeitszeiten erfassen 

Auf keinen Fall sollten Sie im mobilen Arbeiten Ihre Zeiten falsch eintragen. Das wäre Arbeitszeitbetrug und kann das Vertrauen seitens des Unternehmens in die Mitarbeiter:innen völlig erschüttern.

Sie haben das Vertrauen Ihres/Ihrer Vorgesetzten gewonnen und sich die Annehmlichkeit verdient mobil zu arbeiten. Viele Unternehmen haben genau davor Angst. Das Mitarbeiter:innen sich 8 Stunden Arbeitszeit eintragen, aber effektiv viel weniger gearbeitet haben. Nutzen Sie hier nicht das gewonnene Vertrauen aus. Ein/e Mitarbeiter:in, der/die betrügt, könnte für alle anderen auch das Ende des mobilen Arbeitens bedeuten.

Selbstverständlich ist der Gang zur Toilette, eine Raucherpause und das Kaffee holen kein Grund sich auszustempeln. Schließlich machen Sie das auch im Büro während der Arbeitszeit. Aber bei großen Sachen wie Haushalt machen oder Kinder betreuen müssen Sie die Zeit anhalten und diese später nachholen.

Wenn die ausgemachten Kernarbeitszeiten an einem Tag über eine längere Zeit nicht eingehalten werden können, geben Sie frühzeitig Ihrem/Ihrer Vorgesetzten Bescheid. Somit weiß dieser, wenn Sie ein paar Stunden nicht erreichbar sind und es kommt nicht zu Ungereimtheiten.

6. Angemessene Kleidung 

Das mobile Arbeiten hat den Vorteil, dass man sich nicht in die teure Bürokleidung zwängen muss. Bequeme und legere Kleidung ist völlig ok. Jedoch sollten Sie beachten, dass Sie etwas sauberes und dem Anlass angemessene Kleidung tragen, wenn Sie Konferenzen mit Video durchführen.

Ihre Kolleg:innen oder Ihre Kund:innen sollten nicht Ihren Spiderman Schlafanzug sehen.

Viele Menschen vergessen während den Video Konferenzen, dass die anderen sie ja sehen können. Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter:innen sich dann oben herum adäquat kleiden und während einer Konferenz aufstehen und nur Unterwäsche tragen.

Sie wollen Ihre Kolleg:innen und Kund:innen so auch nicht sehen.

Fazit

Mobiles Arbeiten ist eine großartige Sache, wenn man sich an einige Grundsätze hält. Und je länger ein Unternehmen, das praktiziert, desto leichter halten sich alle an die ausgemachten Regeln. Man kann auch erst einmal einfach starten und einen Tag der Woche für alle Mitarbeiter:innen als mobilen Arbeitstag umwandeln. Bei Thalamus Connect arbeiten alle jeden Montag von zu Hause aus.