Microsoft Teams – mehr als nur Konferenz

Durch die Pandemie der letzten zwei Jahre, mussten sich viele Unternehmen teilweise überstürzt an die Einführung von Kollaborationstools, wie zum Beispiel Microsoft Teams, machen.

Jetzt nach der ersten Zeit und den ersten Hürden stellen sich die Nutzer die Frage, was Teams – außer als Tool für Telefonkonferenzen zu dienen – wirklich kann. Teams hat so viele großartige Funktionen, von denen die meisten Anwender:innen nur einen Bruchteil nutzen oder kennen.

Chatten

Neben den Telefonkonferenzen kennen die meisten Nutzer:innen die Chatfunktion. Ein sogenanntes „Whats App“ für die Firma.

Die Chatfunktion hat alle Funktionen wie andere Chatdienste. Aber dazu noch etliche andere Funktionen, die z. B. ein Whats App nicht bieten kann. Man kann…

• darüber eine Umfrage senden,
• mit internen und externen Teams User:innen schreiben,
• die Zustellungsoptionen festlegen,
• explizit loben,
• sich den Text aus einer anderen Sprache übersetzen lassen,
• Besprechungen aus dem Chat versenden,
• aus dem Chat heraus die Person anrufen und den Bildschirm und Dateien teilen und
• noch viele weitere Gimmicks.

Projektspace

Vielleicht macht der Einsatz von Teams als Projektspace Sinn. Zum Beispiel muss in einem Unternehmen die Homepage überarbeitet werden. Mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen des Unternehmens sind daran beteiligt. Zusätzlich ist noch eine externe Firma beauftragt worden.

Wie koordiniert man das am besten?

Altmodisch würde man sich die Dateien immer hin und her mailen. Es ging einiges verloren und manche Personen hätten nicht die aktuellen Dateien bei sich parat. Heute kann in Teams ein Teams erstellt werden (ja, das heißt wirklich so, ein etwas unglücklicher Name :-))

Das erstellte Teams wird dann z. B. „neue Homepage“ genannt und alle Mitarbeiter:innen, die daran arbeiten, sind Mitglieder davon – auch die Externen. In der Dateiablage können die Dateien abgelegt werden – immer auf dem neuesten Stand. Dort können sie auch von allen Mitgliedern bearbeitet werden und die Änderungen sind sofort für Alle sichtbar. Im Planner des Teams werden einzelne Aufgaben an die Mitglieder verteilt. Diese Aufgaben, die man an Personen zuweisen kann, finden sich zum einen im „Tasks von Planner“ im Teams selbst oder werden auch in das „To Do“ übertragen.

Der „Go Live“ der neuen Seite kann über eine Ankündigung im Teams Kanal der Seite erfolgen.

Telefonie

Viele Firmen nutzen VOIP-Telefonie und betreiben eine eigene Telefonanlage. Teams macht dies überflüssig und integriert beides. Eine normale Funktion, die jede:r User:in hat, ist die Möglichkeit, innerhalb von Teams den/die andere/n User:in über Teams anzurufen. Wie ein Anruf von WhatsApp Nutzer:in zum/r anderem/n WhatsApp Nutzer:in.

Zusätzlich hat Teams aber noch eine „Festnetz“ Funktion. Mit Calling Plans und eigenen Nummernkreise kann Teams als ganz normale Telefonanlage benutzt werden. Es muss nicht mehr zum Hörer gegriffen werden, sondern kann in der Teams-App, die man eh sehr oft verwendet, nach außerhalb telefoniert werden. Telefone werden damit überflüssig und egal, wo der/die User:in sich befindet, hat er die Festnetznummer, die in seinem Nummernkreis zugeteilt wurde.

Apps in Teams

Nicht nur die Zusammenarbeit kann durch Microsoft Teams vereinfacht werden. Auch die Integration anderer Anwendungen als Apps in Teams ist eine Möglichkeit Benutzer:innen weitere Anwendungen zentral über ein Tool (hier Teams) zur Verfügung zu stellen. Innerhalb der normalen Teams-App werden weitere Anwendungen platziert. Das kann zum Beispiel ein Raumbuchungssystem sein, über welches bequem ein Raum für eine Besprechung gebucht werden kann. Oder aber ein Support Tool, über welches der/die Mitarbeiter:in unkompliziert Probleme auf seinem Gerät melden kann.

Damit diese ganzen Möglichkeiten im Unternehmen einwandfrei funktionieren benötigt man Planung, Prozesse und Schulungen. Einiges ist mit Teams selbsterklärend aber ein/e gute/r Berater:in holt für die Unternehmen mehr an Effizienz und Vorteile heraus.

Teams ist eines der besten Tools von Microsoft für die Umsetzung des Modern Workplace der letzten Zeit. Jede:r der einmal mit dem Tool arbeitet erkennt sofort seinen Nutzen und Mehrwert.